防日光直射和紫外线照射：采用人工照明时宜选乳白色防爆灯罩的白炽灯.当采用荧光灯时应有过滤紫外线和防火措施.窗户要安装防光窗帘避免阳光直射档案.

防有害生物：档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围档案箱柜内应放置防虫、防霉并及时更换.有条件的库房可配备臭氧发生器净化库房空气.为防虫和防鼠管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实.其他墙身孔洞也应采取防护措施.

防尘、防污染：档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁.严禁将其他用品与档案一同存放.

防火：档案库房应配备消防器材采用气体或干粉型并定期检查更换.库房内严禁存放易燃易爆物品严禁吸烟.库房内各类电器使用方法要规范8小时以外、节假日或档案员外出都要切断电源.要安装防火报警器.要做好每日下班前的检查确保万无一失.

防盗：档案库房、箱、柜门应及时上锁钥匙由档案管理人员保管非档案管理人员不得擅自进入库房.离开库房应及时关灯、关门、关窗.档案库房一般应安装防盗报警器.

很多单位把潮湿的地下室或低矮的平房作为档案库房因为地下室受光线、灰尘及有害气体的影响较少也比较.关键是如何进行防潮要采用去湿机进行除湿使库房内的温湿度保持在一定范围.而低矮的平房做库房既不还容易造成档案的发霉、生虫库房内的温度忽高忽低很不利于档案的保护难以达到规范标准.
  有的档案库房的门窗未采取有效的防火、防盗、隔热等措施有的门窗密封不严使库房的温度随外界气候的变化而变化影响了档案的寿命.因此要想保持档案库房内适宜的温湿度档案管理人员就每天按时观察记录库房内、外温湿度的变化情况如果配备了空调设备则门窗的密闭一定要好.如果没有空调和去湿设备则应根据不同地区的气候特点适时进行自然通风防止案卷的潮湿、发霉这样才能缓解温、湿度对档案库房的不良影响.
  档案的利用
  档案保管的目的在于利用随着人们对档案意识的不断加强档案的利用率也在提高但是在利用过程中却发现由于一些利用者缺乏档案保护的基本知识对档案造成不应有的损坏如折卷、破裂、斑痕及磨损等为了降低人为因素对档案的损毁既要保护它又要利用它编制多种检索工具提高文件的查准率提供复印件编辑文件汇集加强催退工作及借阅管理制度对造成文件损坏的进行处理.

对档案库房的“九防”要求是：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等.根据这些要求档案库房保管应具有如下的控制措施：
1、档案库房应有防盗措施一般库房要加设防盗门窗.
2、档案库房窗子要配挂窗帘防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜避免日光灯中紫外线对档案的破坏.
3、湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂.
4、档案库房周围要灭绝火源迹象库内严禁吸烟要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材.
5、为防止档案发生鼠害库房应定期检查并投放灭鼠药.
6、档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象.有条件的单位应配备空调设备以达到库房理想的温度.
7、为防止灰尘对档案的损害库房好加双层窗同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘.
8、档案柜架应防止防虫以防档案害虫破坏档案.
 

档案室建设将实现智能自动化实现人防、物防、技防的管理模式.档案室环境智能管理、档案室智能管理与档案室设备、存储设备、环境设备联动运行.主要内容包含：档案室一体化控制管理系统、智能存储档案柜、RFID识别盘库系统、档案借阅 / 收发管理系统、气体消防灭火系统、数字化档案管理系统等几大系统以及其他配套设施.
档案室及相关办公场地建设要符合档案防护的基本要求实现按功能区域划分设计实现防潮、防水、防火、防盗、 防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)；档案室地面应光洁、平整、耐磨设有防止漏电的保护设置档案室地面平均承重应为200公斤/平 方米以上采用密集架时承重应不低于在800公斤/平方米为 宜.完成对所有设计区域装修施工及电器设计改造工作.

安装的智能密集柜其智能性体现在无序存放、有序管理、操作工序简单方便、功能性强.实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集柜内温湿度的管理控制.一体化智能档案库房的建设既提高了人员的工作效率、降低能源消耗又节约了运行成本实现了人性化管理理念.